El Asesor Responde: ¿puedo fichar con huella o cara en el trabajo?

Nuestro asesor experto en soluciones para el control de presencia, Cucorent, nos responde a una de las preguntas más comunes: ¿es posible fichar utilizando la huella dactilar o el reconocimiento facial?

El 23 de noviembre de 2023 la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso: “Guía sobre Tratamientos de Control de Presencia mediante Sistemas Biométricos”. En este documento se fijan los criterios para la utilización de la biometría, como la huella dactilar o el reconocimiento facial, en el ámbito laboral. A pesar de que esta Guía no es una normativa, sí que orienta las futuras decisiones que pueda tomar esta Agencia en la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), especialmente en lo que respecta al artículo 9.2 b).

La Agencia considera que los datos biométricos suponen un tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos y que aplicando los principios de minimización y de protección de datos, se han de utilizar medidas alternativas equivalentes, menos intrusivas y que traten los menos datos adicionales.

En este sentido, la Guía dice que el consentimiento del trabajador no legitima el uso de sus datos biométricos en el ámbito laboral, ya que existe una relación de desequilibrio entre trabajador y empleador.

En todo caso, esta misma Guía sí que permite al uso de datos biométricos, pero tras la superación favorable de una Evaluación de Impacto para la Protección de Datos en la que se encuentre documentada la acreditación de la superación del triple análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento de los datos biométricos. Esta Evaluación de Impacto parece muy complicado que sea superada favorablemente, por lo que por el momento nuestra recomendación desde Cucorent es intentar evitar el uso de datos biométricos en el fichaje.

Posibles sanciones

Como hemos mencionado, si bien no está expresamente prohibido el tratamiento de datos biométricos para el control de presencia, en la práctica, resulta de casi imposible implantación dadas las medidas que se han de cumplir para la correcta utilización de estos datos.

De hecho, ya se han visto las primeras sanciones interpuestas por la AEPD como la del Burgos Club de Futbol S.A.D. (200.000€) o la del Colegio Notarial de Aragón (20.000€).

Alternativas al uso de datos biométricos en el fichaje

Existen distintos medios de fichaje que no entrarían en conflicto con la regulación vigente en protección de datos:

1. Si se quiere fichar a través de un reloj o dispositivo físico:
   • Tarjeta o llavero de proximidad: se asocia una tarjeta a cada empleado y con una simple aproximación al dispositivo se registra el fichaje.
   • Código numérico o PIN: se asocia un código numérico a cada empelado y con la introducción del código en el dispositivo, se registra el fichaje.
2. App móvil: el fichaje se puede realizar a través de una aplicación móvil de forma geolocalizada.
3. Web: el fichaje también se puede realizar a través de una web identificándose con dirección de correo electrónico y contraseña.

Asesor Responde elaborado por Cucorent (ver ficha de proveedor)